In einer Kooperation ist die Kommunikation zwischen den Partnern für den Erfolg des Forschungsprojekts entscheidend. Was sich nach einer Banalität anhört, gestaltet sich in der Praxis oftmals aber gar nicht so leicht. Insbesondere dann, wenn die fachlichen Domänen nicht deckungsgleich sind, was bei Forschungskooperationen regelmäßig der Fall ist, muss eine gemeinsame Sprache gefunden werden.

Die Kommunikation zwischen Wirtschaft und Wissenschaft

Die meisten Forschungseinrichtungen arbeiten heutzutage sehr anwendungsorientiert und sind sich über die Erwartungen von Unternehmen im Klaren. Dennoch ist es ratsam, dass in einer Forschungskooperation beide Seiten – Unternehmen und Forschungseinrichtungen – ein Bewusstsein für den jeweiligen Hintergrund Ihres Partners ausbilden. Dazu gehören nicht nur unterschiedliche Herangehensweisen an Forschungsvorhaben, sondern auch abweichende administrative Organisationsstrukturen. Entscheidend ist es, eine gemeinsame Sprache zu finden, mit der sich beide Kooperationspartnerwohl fühlen. So auch Jan Ruhnke, Director und CAIO des Artificial Intelligence Center Hamburg (ARIC), der für die Projektkoordinierung von gemeinsamen Forschungsprojekten zwischen Unternehmen und Forschungseinrichtungen zuständig ist:

„Grundsätzlich kann die Kooperation zwischen Unternehmen und Forschungseinrichtungen sehr gut funktionieren – und tut das in vielen Fällen auch schon. Zu Beginn einer Zusammenarbeit stellen wir aber immer wieder fest, dass beide Seiten sich wirklich nicht verstehen, da sie unterschiedliche ‚wordings’ in die Zusammenarbeit mitbringen. In solchen Fällen sieht das ARIC sich als einen neutralen Vermittler, der dabei hilft, die ersten Hürden zu überwinden.“

Sofern die beiden Projektpartner für mögliche Herausforderungen in der Kommunikation sensibilisiert sind, geht es im nächsten Schritt um die Vereinbarung von Terminen für regelmäßige Absprachen.

Termine und Projektdokumentation

Das wichtigste Hilfsmittel ist die Einführung einer Regelkommunikation. So sollte möglichst noch vor dem Beginn der inhaltlichen Arbeiten eine Terminschiene für die regelmäßige Besprechung von Arbeitsergebnissen, Problemen und nächsten Schritten festgelegt werden. Wenn sich die Kooperationspartner in räumlicher Nähe zueinander befinden, sind persönliche Treffen gegenüber allen anderen Kommunikationskanälen – ob synchron oder asynchron – vorzuziehen. Wenn keine räumliche Nähe besteht, können die persönliche Treffen auf etwa einmal im Quartal reduziert werden, sollten aber durch Videokonferenzen ergänzt werden.

Ergänzend zu den regelmäßigen Treffen sollten außerdem Sondertermine stattfinden. Im Rahmen eines Kick-off-Workshops können sich die Partner neben inhaltlichen Aspekten auch auf entsprechende Dokumentations- und Kommunikationsformen einigen. Bei größeren Projekten kann es sich hierzu lohnen, eine Plattform für den Dateien- und Informationenaustausch einzurichten. Insbesondere die Art und Weise der Projektdokumentation ist ein wichtiger Punkt. Sowohl Reportingpflichten bei Großunternehmen als auch eine öffentliche Förderung der Kooperation können dabei eine genaue Dokumentation des Projekts erforderlich machen. Werden von Anfang an gewisse Formalien eingehalten, stellt das später eine enorme Arbeitserleichterung dar. Im Übrigen empfiehlt es sich, die Regelkommunikation mittels geeigneter Protokolle zu dokumentieren.

Meilensteine und Abschlussbesprechung

Außerdem sollte es während eines Projekts zu jedem erreichten Meilenstein eine eigene Besprechung geben. Hier können unter anderem folgende Punkte zum Thema gemacht werden:

• Offene Fragen bezüglich des erreichten Meilensteins
• Anpassungen des Projektplans
• Umgang mit möglicherweise eingetretenen Verzögerungen
• Vereinbarungen zur schnelleren Erreichung von Teilzielen
• Bisherige Finanzierungsübersicht

Am Ende des Projektes ist es darüber hinaus ratsam, eine Abschlussbesprechung abzuhalten. Hier können die Kooperationspartner gleichermaßen auf Erfolge und Herausforderungen zurückblicken. Gerade der zweite Aspekt, zu dem auch eine ausführliche Problemanalyse gehört, ist sehr hilfreich, um die gesammelten Erfahrungen für zukünftige Kooperationen festzuhalten – also nicht auf der Zielgeraden schlappmachen!

Abschließend haben wir eine nicht erschöpfende Liste mit 5 Tipps für eine erfolgreiche Zusammenarbeit erstellt:

1. Bewusstsein für den Hintergrund Ihres Partners: Arbeitsweisen und Organisationsstrukturen können sich zwischen Unternehmen und Forschungseinrichtungen unterscheiden.

2. Finden Sie eine gemeinsame Sprache: Besonders fachliche Ausdrücke und Begrifflichkeiten variieren häufig von Organisation zu Organisation in ihrer Bedeutung.

3. Benennen Sie klare Ansprechpartner, die sowohl das fachliche Know-How als auch die zeitlichen Kapazitäten für die Projektkoordinierung mitbringen.

4. Halten Sie alle wichtigen Vereinbarungen Ihrer Kooperation schriftlich fest und setzen Sie regelmäßige Meilensteine als Leitfaden Ihrer Zusammenarbeit.

5. Regelmäßige Absprachen: Um offene Fragen zu klären und über Fortschritte zu informieren, sind Regeltermine für eine Zusammenarbeit unerlässlich. Diese können in der Regel auch kurz gehalten werden, 10 – 15 Minuten genügen.

Auch bei Forschungs- und Entwicklungsprojekten heißt es: nach der Kooperation ist vor der Kooperation. Erfahren Sie im fünften und letzten Artikel der Kooperationsroadmap, wie Sie und in Partner ein abgeschlossenes Forschungsprojekt systematisch aufarbeiten und Perspektiven für die Zukunft entwickeln.